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教育部辦公廳 國家郵政局辦公室關于進一步做好2020年高校錄取通知書寄遞工作的通知

2020年08月03日來源:教育部

教學廳函〔2020〕23號

各省、自治區、直轄市高等學校招生委員會、教育廳(教委)、郵政管理局,新疆生產建設兵團教育局,部屬各高等學校、部省合建各高等學校,中國郵政集團有限公司:

為深入貫徹落實習近平總書記關于做好2020年高考工作的重要指示批示精神,切實維護好新生合法權益,確保“陽光高考”“平安高考”,根據教育部關于高校招生有關規定和國家郵政局關于高校錄取通知書寄遞管理有關要求,現就進一步做好2020年高校錄取通知書寄遞工作通知如下。

一、加強組織領導

高校錄取通知書是考生錄取和新生報到入學的重要憑證,關系考生切身利益,關系高考公平公正。各省級招委、教育行政部門、郵政管理部門、郵政企業和高校要充分認識做好錄取通知書寄遞工作的重要意義,以對考生高度負責的態度,切實加強組織領導,周密安排部署,完善錄取通知書寄遞工作機制,制定專門工作方案,明確責任分工,加強協調配合,不斷提升規范化管理水平,確保錄取通知書寄遞的安全、及時、準確。

二、規范寄遞管理

高校要健全錄取通知書寄遞管理制度,完善與郵政企業的交接手續,嚴格寄遞程序,規范操作流程,落實專項經費。錄取通知書必須使用郵政特快專遞等給據郵件方式寄遞,確保寄遞全過程可查詢、可追溯和郵件安全,不得采用平信方式寄遞。高校要在各省(區、市)相應批次錄取結束后,嚴格按照經省級招辦核準備案的錄取新生名冊,發放新生錄取通知書,錄取通知書須由校長簽發并加蓋學校公章。要根據省級招辦提供的考生電子檔案,會同郵政企業認真核對、準確填寫新生錄取通知書收件人、地址、郵編、聯系電話等詳情單信息。對于收件地址存在疑問的情況,要及時聯系有關省級招辦進行核實。

郵政企業要開辟高校錄取通知書寄遞“綠色通道”,優先處理、單獨封袋,保證寄遞時效。要事先與高校簽訂服務協議,明確雙方權責義務。要成立專門服務團隊,為高校制定個性化服務方案,按約定時間及方式協助高校做好郵件信息錄入、詳情單打印、郵件封裝等輔助工作,提供專門的封裝用品,做好防火、防潮措施,并在郵件封面給予特殊標記,及時收寄、及時發運。要進一步強化運營管理及質量控制,加強安全管控,確保高校錄取通知書寄遞安全,堅決杜絕錄取通知書丟失、損毀等情況發生。要堅持公益原則,合理確定錄取通知書寄遞資費收取標準。

三、確保精準投遞

郵政企業要嚴格高校錄取通知書的投遞簽收流程,原則上堅持“本人當面簽收”,不得投遞至智能快件箱(信包箱)、代投自提點、物業或收發室等。對寄至農村地區或交通不便邊遠地區的錄取通知書,郵政企業不得積壓延誤,不得做轉投處理,要采取特殊措施,確保及時、精準送達。投遞時,要加強對錄取通知書郵件收件人的身份核實,原則上須由收件人憑本人有效身份證件親自簽收,并做好相關信息記錄。收件人因特殊情況無法及時簽收的,可與郵政企業約定其他交接時間,也可由收件人授權委托第三方代收。第三方代收時,郵政企業除要求代收人出示收件人的身份證件外,還須要求代收人提供其本人身份證件,并做好信息記錄。對因地址錯誤、地址變更、無法聯系到收件人、不可抗力等特殊情形造成錄取通知書無法正常投遞的,郵政企業要及時與寄件高校聯系,溝通反饋情況,并報告省級郵政管理部門。確實無法投遞的,要及時退回寄件高校,由寄件高校通過有關省級招辦聯系新生妥善處理,確保新生及時、準確收到錄取通知書。

四、優化新生服務

高校要完善“綠色通道”入學制度,隨錄取通知書附送關于學生資助政策的詳細介紹,不讓一個新生因經濟困難而放棄入學。高校要做好新生應征入伍宣傳,在發放新生錄取通知書時將《大學新生應征入伍宣傳單》一并寄送所有錄取新生。嚴禁高校、郵政企業在錄取通知書郵件內夾寄、夾帶與新生報到無關的商業廣告等宣傳材料,嚴禁夾寄其他不符合寄遞要求的物品,嚴禁向新生收取錄取通知書郵寄費用。郵政企業要充分運用現代信息技術手段,全過程跟蹤高校錄取通知書郵件收發狀態,為高校和新生提供錄取通知書寄遞信息查詢服務。要及時上傳相關生產環節的節點數據信息,逐件進行監控,確保高校和新生能夠通過郵政企業或高校的官網、微信公眾號郵件查詢系統,及時獲取錄取通知書郵件的寄遞過程信息,并將已經準確寄達新生的數據通報高校。高校、郵政企業在寄出錄取通知書郵件后,可通過發送手機短信等方式提醒新生注意查收。高校和郵政企業要暢通新生咨詢方式,及時處理寄遞過程中出現的問題。高校、郵政企業要做好高校錄取通知書寄遞詳情單、簽收憑據等業務資料的存檔管理工作,相關資料和信息應妥為保管,保存期不少于3年。

五、做好防疫消殺

高校和郵政企業要嚴格落實所在地區和本單位新冠肺炎疫情防控常態化的工作要求,采取有效措施確保錄取通知書制作、存放、運輸、投遞等環節安全,堅決避免錄取通知書寄遞過程中出現病毒傳播。郵政企業要做好參與錄取通知書寄遞工作的有關車輛、人員的防疫消殺和郵件的污染防控工作,車輛要保證每日全面消殺一次,人員要每日測量體溫、保證健康狀態,收送郵件時必須佩戴口罩。

六、加強監督檢查

省級教育行政部門要把高校錄取通知書寄遞工作納入本地招生錄取督查范圍,會同郵政管理部門加大對高校、郵政企業寄遞錄取通知書工作的監督檢查,督促相關單位落實主體責任,確保錄取通知書寄遞安全和新生個人信息安全。要指導高校、郵政企業及時妥善處理寄遞過程中出現的異常情況,切實維護新生合法權益。對于寄遞過程中出現違法違規行為的,要依法依規嚴肅追究有關人員責任,涉嫌犯罪的依法移送司法機關處理。

請各省級教育行政部門將本通知轉發至屬地2020年具有普通高等學歷教育招生資格的各高校,將本通知相關要求通知到屬地所有普通高中。

教育部辦公廳 國家郵政局辦公室

2020年7月21日


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